organizzare il piano
saper gestire il tempo e’ una vera e propria arte che consiste nell’essere in grado di utilizzare al meglio le risorse a propria disposizione in un determinato periodo. Sebbene gia’ Seneca affermasse che nonostante all'uomo sia stata data la liberta’ di gestire il suo tempo, questi continua a fuggirne come se fosse qualcosa che non gli appartenga. Manager di successo, manuali e pubblicazioni riferiscono che il metodo migliore per realizzare la propria esistenza e’ proprio quello dell'organizzazione delle proprie giornate (haynes, 1996).
"organizzazione" sembra quindi essere la parola magica.
Uno degli aspetti principali da considerare in relazione ad un intervento di organizzazione del percorso consiste nel fare leva e nel sottolineare un grande beneficio del saper organizzare il tempo: l'aumento delle soddisfazioni personali e dell'autostima, e quindi della sensazione di potere nei confronti della propria vita. Questi aspetti, indispensabili per aumentare il numero di esiti positivi conseguiti e per raggiungere la soddisfazione di se stessi, fanno quindi parte di un processo circolare cui acquisiscono il ruolo di inizio e fine. Obiettivo ultimo e’ potenziare la dimensione proattiva della persona, farla uscire da un atteggiamento ‘vittimistico’ in cui subisce gli eventi. L’aspetto proattivo fa sentire l’individuo padrone delle proprie scelte, fa sentire il controllo sulla propria vita, migliorandone direttamente il benessere.
Il lavoro sara’ quindi orientato, a comprendere come aumentare la capacita’ di sviluppare piani attraverso l’esperienza graduale del raggiungimento di piccoli obiettivi.
L’organizzazione sara’ fatta in modo da poter raggiungere le mete nel piu’ breve tempo possibile e riuscire altresì a ritagliare spazio per se stessi e per godere dei risultati ottenuti (Seiwert, 1996; Keenan, 1998).
Fissare un obiettivo non e’ sufficiente, poiche’ avere coscienza del proprio progetto coincide col sapere quanto sia realistico il traguardo, quanto sia stimolante, flessibile, verificabile, chi ne sia il responsabile, quanto sia misurabile, ma soprattutto in quanto tempo si vuole raggiungerlo e quali saranno le azioni da compiere.
La tabella di marcia dovra’ riflettere quella che e’ la scala di priorita’ e di responsabilita’ .
Se e’ vero che non esiste un piano per gestire il tempo valido per tutte le situazioni, esistono alcuni principi basilari che si possono applicare ad un ampio ventaglio di casi.
Pianificare e’ quindi l'elemento fondamentale di una gestione organizzata del tempo: tutti i momenti della giornata acquistano valore, se inseriti in un piano. Ma creare un buon piano o una buona tabella di marcia non basta. E’ necessario imparare ad implementarli, a tradurli in azione. Questo significa tener conto delle realta’ del lavoro quotidiano, lasciando spazio alle normali interruzioni, alle crisi e ai rinvii.
Il piano sara’ redatto come quando si acquista un nuovo capo di abbigliamento: prendendolo sempre un po' piu’ largo, nel caso in cui dovesse restringersi.
Il migliore piano per la gestione del tempo e’ di tipo olistico ovvero comprende tutti gli aspetti della vita e non soltanto le ore di lavoro o gli obiettivi professionali.
Attraverso la divisione e visualizzazione ‘in blocchi separati’ di tempo da dedicare alla famiglia, agli amici, agli interessi o a progetti particolari sara’ possibile riuscire a non lasciare a queste cose solo "il tempo che rimane", dopo aver svolto le attivita’ principali.
Un piano olistico consente di sperimentare come assegnare il giusto valore al proprio tempo libero, accorgendosi che non e’ meno importante delle ore dedicate al lavoro, e riappropriandosi della possibilita’ di ripristinare eventuali squilibri.
La programmazione deve essere svolta nero su bianco.
Scrivere il proprio progetto in ogni dettaglio assume il significato da una parte di crearlo e renderlo reale; dall'altra poterne monitorare la realizzazione attraverso le azioni nel momento della verifica, potendone correggere le parti in caso di bassa funzionalita’.
Inoltre esprimere per iscritto i propri obiettivi aumenta la capacita’ di ricordarli, rende non necessario occupare ulteriore memoria, aumenta la concentrazione e ci racconta piu’ fedelmente il lavoro svolto.
La strategia per sviluppare un piano realistico consiste nel fissare gli obiettivi, precisare i mezzi e le risorse, stabilire i responsabili, suddividere le azioni in diverse fasi, scegliere la data per concludere il progetto entro i tempi previsti, dedicare spazio alla revisione e al controllo.
La programmazione settimanale va realizzata in termini giornalieri in cui sono chiaramente elencati i compiti, prevista la durata delle diverse attivita’, tenuti in considerazione gli imprevisti, lasciate delle frazioni di tempo a disposizione, fissate le priorita’, e rese consapevoli quelle attivita’ che si ha la tendenza a rimandare (seiwert, 1996).
Lo strumento migliore per fare tutto questo e’ l’agenda progettuale. Bisogna munirsi di un’agenda settimanale, quella in cui ogni settimana si dispiega su una o due pagine, di modo che aprendola si ha subito una buona percezione visiva di quali siano gli impegni durante l’arco della settimana, quanto tempo richieda ogni impegno, gli spazi per il divertimento…
Suddividendo un grande obiettivo in traguardi intermedi e stabilendo il tempo entro cui compiere i singoli passi, e’ possibile portare a termine il progetto e ridurre lo stress generato dall’idea di dover fare tutto insieme.
Per quanto il piano debba essere dettagliato, una delle migliori regole da applicare nella pianificazione del tempo e’ quella di fissare le scadenze in modo non eccessivamente rigido, ma con una certa tolleranza.
E’ buona norma quindi sovrastimare un po' il tempo previsto per svolgere un dato lavoro al fine di:
avere la sicurezza di poter finire il lavoro in tempo, anche se si verificano ritardi improvvisi
sorprendersi piacevolmente quando il lavoro o l’obiettivo sara’ raggiunto prima del previsto
Ogni progetto richiede una tabella di marcia, che indichi i passi piu’ importanti o le mete da raggiungere lungo la strada della realizzazione finale; se si fissano delle scadenze realistiche (lasciando spazio ad eventuali "slittamenti"), il modo in cui procedere corrispondera’ al piano iniziale e qualsiasi imprevisto potra’ essere affrontato al meglio.
